6 Bước để tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm

Ngày đăng: 24/11/2021

Tiết kiệm chi phí đối với doanh nghiệp là cách tối ưu và kiểm soát được các quy trình hoạt động của công ty. Rèn luyện và tạo ra một môi trường làm việc văn minh, trách nhiệm. Hay cao hơn có thể hỗ trợ không nhỏ cho việc xoay vòng vốn hoạt động và phát triển của doanh nghiệp
Trong khi thực hiện tiếc kiệm chi tiêu bạn có bao giờ nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm?

Tiết kiệm chi phí luôn là tiêu chí hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản là cách mỗi cá nhân tiết kiệm để mua một món đó mà mình thích hay để thực hiện một giấc mơ nào đó. Tiết kiệm chi phí đối với doanh nghiệp là cách tối ưu và kiểm soát được các quy trình hoạt động của công ty. Rèn luyện và tạo ra một môi trường làm việc văn minh, trách nhiệm. Hay cao hơn có thể hỗ trợ không nhỏ cho việc xoay vòng vốn hoạt động và phát triển của doanh nghiệp

Trong khi thực hiện tiết kiệm chi tiêu bạn có bao giờ nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm?

Bà Trần Thị Diệu Huyền, cán bộ Văn phòng, Công ty Điện lực Lâm Đồng

“Tiết kiệm văn phòng phẩm là góp phần vào việc tối ưu hóa chi phí và bảo vệ môi trường.”

Ông Lê Xuân Hoan, Chuyên viên Văn phòng, Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia

“Tiết kiệm văn phòng phẩm tạo nên nếp sống văn minh.”

Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm có lợi ích gì cho doanh nghiệp?

• Khi doanh nghiệp có một kế hoạch cụ thể và tối ưu để tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm hằng tháng/ hằng năm thì không chỉ giảm chi phí cho doanh nghiệp, mà còn tiết kiệm được thời gian sàn lọc, tiêu hủy tài liệu không cần thiết.
• Khi tất cả các phòng ban, mỗi nhân viên đều thực hiện tốt việc giữ gìn và tiết kiệm văn phòng phẩm sẽ giúp tạo ra những thói quen tốt, ý thức trách nhiệm và môi trường làm việc văn minh
• Một vấn đề to lớn hơn mà ít ai nghĩ đến chính là việc sử dụng lại, tái chế tốt văn phòng phẩm sẽ giúp giảm dáng kể lượng rác thải và rất có ý nghĩa trong việc bảo vệ môi trường

6 bước để xây dựng và tối ưu bản kế hoạch tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm

1. Định mức sử dụng văn phòng phẩm

Trước hết bạn cần hiểu được nhu cầu và thói quen sử dụng văn phòng phẩm ở mỗi phòng ban trong công ty. Lập kế hoạch theo dõi, giám sát, nghiên cứu nhu cầu mỗi phòng ban

Lưu ý: Nhu cầu và thói quen sử dụng văn phòng phẩm sẽ thay đổi theo thời gian, thời điểm khác nhau. Do đó, cần rà soát theo định kỳ để có những sự thay đổi phù hợp kịp thời.

2. Phân loại tái chế văn phòng phẩm , ban hành quy định sử dụng

Ban hành một số quy định liên quan đến sử dụng văn phòng phẩm nhằm tạo nên một văn hóa sử dụng văn phòng phẩm một cách thông minh và tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn

Ví dụ:

• Sử dụng lại giấy in lỗi, đã sử dụng 1 mặt để dùng cho các giấy tờ công văn lưu hành nội bộ
• Các loại văn phòng phẩm có thể sử dụng được nhiều lần: viết xóa, dao rọc giấy,… có thể thay ruột, sử dụng được nhiều lần

3. Sử dụng văn phòng phẩm chất lượng cao

Chi tiền thông minh chính là cách tiết kiệm tiền tốt nhất. Thay vì lựa chọn sử dụng các văn phòng phẩm giá rẻ với chất lượng chưa được kiểm chứng. 

Hãy lựa chọn những sản phẩm thương hiệu uy tín như giấy in Double A, bút bi Thiên Long, Bến Nghé … Đó đều là những thương hiệu nổi tiếng và được sản xuất tại Việt Nam. Vì thế chênh lệch giá thành sẽ không nhiều, tiết kiệm và chi tiêu đúng cách để tránh tiền mất tật mang.

4. Lên kế hoạch cấp phát văn phòng phẩm

Sau khi đã đánh giá được nhu cầu và thói quen của mỗi phòng ban, các lựa chọn văn phòng phẩm chất lượng và đưa ra những quy định sử dụng. 

Tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch mua hàng và thời gian cấp phát đồng bộ cho các  phòng ban theo định kỳ và định mức.

Mua hàng theo kế hoạch và mua văn phòng phẩm với số lượng lớn, bạn sẽ dễ nhận được giá ưu đãi hơn hay thậm chí là giá sỉ.

5. Quản lý số lượng văn phòng phẩm

Với việc nhập về một lượng lớn văn phòng phẩm, doanh nghiệp cần bố trí vị trí bảo quản và người chịu trách nhiệm kiểm kê số lượng và nhập xuất văn phòng phẩm

Lập ra thời gian cấp phát theo định kỳ, định mức cũng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý số lượng tốt hơn. Đối với một số trường hợp cấp phát đột xuất, cần có thủ tục quy định, biểu mẫu đễ dễ dàng đối chiếu

6. Đối tác phân phối văn phòng phẩm tin cậy

Thay vì tìm kiếm và nhập mỗi loại văn phòng phẩm từ những nguồn khác nhau ( mỗi nơi có giá tốt nhất cho dòng sản phẩm đó), bạn nên ưu tiên tìm kiếm cho mình một đối tác đáng tin cậy để chăm sóc cho bạn toàn bộ.

Cũng như trường hợp tìm mua văn phòng phẩm chất lượng, đây là một cách chi tiêu thông minh. Đúng là có một số sản phẩm bạn không nhận được giá tốt nhất, nhưng khi văn phòng phẩm quá đa dạng thì chúng ta nên chọn con số tương đối.

Giá thành có rẻ hay không, không phải nằm ở số tiền bạn bỏ ra mà chính là những gì bạn nhận được: 

• Một đối tác chăm sóc lâu năm sẽ hiểu được chính nhu cầu và thói quen sử dụng văn phòng phẩm của bạn để hỗ trợ bạn kịp lúc khi có thay đổi
• Họ sẽ cung cấp cho bạn những biến động về giá sớm nhất và bạn chẳng phải tốn thời gian để xem dò giá từng món hàng (chẳng tiếc kiệm được bao nhiêu so với thời gian mà bạn bỏ ra)
• Tập trung các vấn đề phát sinh vào một đối tượng. Như đã nói, văn phòng phẩm rất đa dạng, chỉ một rủi ro phát sinh khi nhập hàng, bạn sẽ đỏ mặt tía tai khi không biết sản phẩm này được nhập từ đối tác nào
• Trở thành khách hàng thân thiết và nhận được những ưu đãi đặc biệt dành riêng cho cá nhân bạn và doanh nghiệp của bạn